Hvordan bestiller jeg Telefonmøde?

Har I behov for at afholde et møde med flere deltagere, der ikke fysisk kan være tilstede, så er Mødetelefonen den rigtige løsning. Her kan du nemt og hurtigt opsætte et møde, hvor folk fra hele verden kan deltage.

Du kan bestille et telefonmøde ved at benytte TDC’s service Mødetelefonen 90 90 90 90.

Du benytter Mødetelefonen ved at indkalde dine mødedeltagere og informere dem om følgende

  1. Mødetidspunkt og nummer på mødetelefonen 90 90 90 90
  2. En ottecifret mødekode (f.eks. dit mobilnummer), som alle skal indtaste, når man ringer ind til 90 90 90 90. Når mødedeltageren taster den ottecifret mødekode, vil vedkommende blive koblet på jeres møde.
  3. Der lyder et 'bip' hver gang en ny deltager connecter til mødet.

Se priser for telefonmøder

For at sikre, at du opnår det fulde udbytte af dit telefonmøde, er her nogle praktiske forslag til brug før, under og efter mødet.

Før mødet

Et effektivt og udbytterigt telefonmøde opnås lettest ved planlægning. Orientér mødedeltagerne om mødetidspunkt, dagsorden og planlagt tidsforbrug i mødeindkaldelsen.

Oplys mødedeltagerne om dial-in telefonnummer, mødekoden samt muligheden for at benytte taste (*) funktioner under mødet.

Udlever eventuelt materiale i god tid. Alternativt kan du supplere telefonmødet med Live Meeting, der gør det muligt at dele dokumenter i et "lukket rum" over internettet.

Overvej om du ønsker at optage mødet med henblik på at genhøre beslutninger og slippe for at skrive referat. Optagelse aktiveres ved at trykke *2 på telefonen(kan kun aktiveres af mødelederen).

Ring op til mødet i god tid (så mødets starttidspunkt ikke forsinkes.) Ved brug af separat mødele-derkode starter mødet først når mødelederkoden aktiveres.

Benytter du en konferencetelefon, skal denne placeres så alle deltagere i mødelokalet kan høres.

Under mødet

Alle deltagere kan trykke *6 for at slå egen mikrofon fra. Dette anbefales, hvis mødedeltageren befinder sig i et støjende miljø.

Alle tastefunktioner deaktiveres hvis de gentages, dvs. *5 annulleres ved at trykke *5.

Mødedeltagere bør præsentere sig inden de taler, og når der stilles spørgsmål er det en god idé at tiltale folk ved navn for at undgå forvirring.

Undlad at sætte linien i venteposition mens telefonmødet står på. Evt. ventemusik vil kunne høres i telefonmødet. Slå i stedet mikrofonen fra.

Hvis en deltager mister forbindelsen, kan han eller hun entrere mødet igen ved at gentage proce-duren, dvs. ringe op på mødenummeret og taste mødekoden igen. Dette forudsætter at mødet ikke er låst af mødelederen.

Ønsker man hjælp under mødet, kan man tilkalde en kundekonsulent ved at trykke *0. Alternativt kan man ringe på telefon 80 60 40 40 hele døgnet.

Hvis mødet optages skal dette meddeles til alle deltagere.

Efter mødet

Det anbefales at notere dato for afholdelse af møde, tilstedeværende i mødet og mødets varighed.

Hvis der opstår tekniske problemer under telefonmødet og *0 ikke er blevet benyttet, hører TDC meget gerne om oplevelsen på 80 60 40 40, så vi kan sikre at problemerne ikke opstå igen.

Hvis der er bestilt optagelse af mødet vil mødeleder indenfor kort tid modtage optagelsen i det aftalte format

Har du spørgsmål vedrørende telefonmøder, kan du kontakte Konferenceservice på 80 60 40 40 eller sende en mail til konferenceservice@tdc.dk